Popularność usług wirtualnych asystentek z roku na rok rośnie. Jakie zadania możemy im powierzyć na co dzień? Spróbujmy przybliżyć sobie ten temat!

Kim jest wirtualna asystentka?

Wirtualna asystentka jest oczywiście współpracownikiem zdalnym, może więc swoją pracę wykonywać z każdego miejsca na świecie, o ile tylko jest tam dostęp do szybkiego Internetu. Osoba wykonująca ten zawód zastępuje asystenta, który normalnie pracowałby w biurze.

A jak można pokrótce opisać zakres jej działań? Wirtualna asystentka najczęściej zajmuje się organizacją spotkań, prowadzeniem kalendarza, obsługą kalendarza i sprawuje pieczę nad dokumentacją firmy. 

Z uwagi na rosnące oczekiwania klientów, angażuje się ją jednak także w inne zajęcia. Asystentka może więc pełnić jednocześnie funkcję managera projektu, a więc koordynować pracę liderów innych działów, a w kryzysowych sytuacjach nawet ich zastępować. 

Przedsiębiorcy z różnych branż chętnie korzystają z takich usług, ponieważ, jak widać na wymienionych wyżej przykładach, zakres działań asystentki jest bardzo elastyczny i w zasadzie kompleksowy. Właśnie z tego względu na pracę jednej wirtualnej asystentki składają się często wysiłki całego grona specjalistów. 

Jak pracuje wirtualna asystentka?

Ten nowoczesny system pracy wymusza też świeże podejście do tego stanowiska i nowe rozwiązania dotychczasowych problemów. Wirtualnej asystentki najczęściej nie zatrudnia się na umowę o pracę, co jest korzystne pod względem finansowym dla większości przedsiębiorców. 

Wykonuje ona też swoją pracę i rozlicza się za nią niekoniecznie na podstawie ustalonych sztywno godzin, ale raczej dokończonych zadań bądź czasu poświęconego na ich realizację. To kolejna korzyść finansowa dla klienta – nikt nie płaci wirtualnej asystentce za pogaduchy i picie kawy w pracy. 

Przedsiębiorcy, podpisując umowę z daną asystentką, najczęściej wybierają optymalny dla siebie pakiet godzinowy, w trakcie których wirtualny pracownik lub cały ich zespół ma do osiągnięcia konkretne cele. Co wchodzi w ich skład?

Przeczytaj też: Komu i kiedy należą się posiłki regeneracyjne? | Jakie studia wybrać, aby mieć pracę?

Co robi wirtualna asystentka?

Przejdźmy do szczegółowych kompetencji wirtualnej asystentki. W zależności od obranej specjalizacji pracownik (lub 

pracownicy) taki może być zatrudniony do pomocy przy różnorakich zadaniach. Należy tu wymienić następujące dziedziny:

• Administracja, obejmująca pilnowanie kalendarza klienta, zarządzanie skrzynką mailową, research i wprowadzanie danych do CRM-u;
• Obsługa klienta, najczęściej wykorzystywana w branży e-commerce. Obsługa ta dotyczy przede wszystkim maili, telefonów, Facebooka i Instagrama;
• Administracja stron internetowych postawionych na przykład na WordPressie, aktualizacja znajdujących się tam informacji, wymiana banerów reklamowych, dodawanie wpisów na bloga zoptymalizowanych pod SEO oraz sprawdzenie ewentualnych błędów. Zdarza się, że asystentka zajmuje się tworzeniem bloga lub wizytówki firmy od początku do końca;
• Obsługa mediów społecznościowych – planowanie i dodawanie postów i kontrolowanie grup na Facebooku;
• Obsługa newslettera;
• Tworzenie prostych grafik do wszystkich powyższych narzędzi internetowych;
• Organizowanie wykładów online, czyli webinarów;
• Wykonywanie transkrypcji podcastów, filmów na youtube, pomoc w ich obróbce i montażu;
• Copywriting i korekta już napisanych treści;
• Tłumaczenia na język obcy oraz research w danym języku;
• Wsparcie w procesie rekrutacji, co może obejmować zbieranie CV, tworzenie ogłoszeń, umawianie rozmów kwalifikacyjnych i tworzenie bazy potencjalnych kandydatów;
• Wsparcie sprzedaży, czyli rozmowy z kontrahentami, dokumentacja sprzedażowa, obsługa faktur i miękka windykacja.

Dlaczego warto skorzystać z jej usług?

Jeśli jako przedsiębiorcy nadal mamy wątpliwości, czy warto zatrudnić wirtualną asystentkę, przeanalizujmy jeszcze raz wszystkie korzyści z takiej współpracy. Do najważniejszych argumentów przemawiających za tą opcją, należą:

• Minimalizacja kosztów pracowniczych. Nie musimy opłacać składek ubezpieczeniowych takiej osoby, kupować dla niej sprzętu biurowego czy przygotować fizycznego stanowiska w biurze;
• Jedna asystentka to często cały sztab specjalistów, którzy mogą się zająć zadaniami, które zwykle musieliśmy rozdzielić między kilku pracowników;
• Czas pracy asystentki jest wykorzystany w tak efektywny sposób, jak tylko jest to możliwe.

Podsumowując, wirtualna asystentka może przydać się właściwie w każdej firmie, znaczącą wpływając na jej rozwój i ogólną kondycję.